Você sabe o que é Inteligência de Processos e por que ela pode ser uma excelente aliada para o seu negócio?
Se nunca ouviu falar sobre o assunto, não se preocupe. Você verá que não estamos tratando de nenhum bicho de sete cabeças, mas antes de qualquer coisa, vamos entender os conceitos…
Processos
Para falar de Inteligência de Processos, precisamos esclarecer o que são os próprios processos: nada mais do que o conjunto das atividades executadas por um time para atingir o resultado desejado pela empresa.
Ou seja, aquele fluxo de tarefas que uma equipe executa, desde a abertura até o fechamento de um chamado, é um exemplo de processo.
Assim, todo negócio possui um fluxo de trabalho e algum tipo de processo nas suas operações, mesmo que ele não seja oficial. E isso vale tanto para as áreas produtivas quanto administrativas.
Inteligência de Processos
A Inteligência de processos é a utilização de tecnologias e técnicas para analisar, otimizar e automatizar os processos em uma organização.
Vamos à prática: você sabe quais são os processos utilizados na sua empresa ou área e como eles funcionam?
Muitos gestores acreditam que sim, mas na maioria das vezes, o que vemos na prática é que, esse “mapa” de atividades está apenas na cabeça do próprio gestor. Várias etapas do processo nem mesmo são contempladas, outras existem na prática sem o conhecimento dele, por força das necessidades do dia a dia.
Esse tipo de situação gera gargalos, retrabalho e falhas na comunicação.
Entre outros problemas mais graves, como a inexistência de políticas de segurança e meio ambiente, falta de transparência, insatisfação da equipe, perda de clientes por inconsistência operacional e até perda de reputação!
É neste cenário que a Inteligência de Processos atua.
Estamos falando da capacidade de coletar todos os dados dentro dos processos da empresa e analisá-los para a identificação de problemas e melhoria da eficiência operacional.
Com a IP você passa a ter visibilidade do status da operação em tempo real e pode evoluir para a inteligência de negócios, tomando decisões rápidas e assertivas.
Como aplicar a Inteligência de Processos no meu negócio?
Ao contrário do que a maioria das pessoas pode imaginar, a inteligência de processos se trata muito menos de tecnologia e muito mais de pessoas.
Por isso, antes de iniciar um passo a passo prático, orientamos que os gestores promovam uma cultura de melhoria contínua e colaboração entre os membros da equipe.
Envolva os colaboradores no processo de identificação e implementação de melhorias. Porque mesmo de posse da melhor tecnologia, sem a colaboração deles, sua empresa não terá nenhum sucesso!
E lembre-se de que a inteligência de processos é um movimento contínuo e iterativo. À medida que você implementa melhorias, novas oportunidades de otimização podem surgir. Portanto, é importante manter um ciclo de melhoria constante em seu negócio.
Dito isso, vamos ao passo a passo prático para a implementação da Inteligência de Processos:
Identifique os processos-chave
Comece identificando os processos mais críticos e relevantes para o objetivo da sua empresa. Isso pode incluir processos de vendas, atendimento ao cliente, produção, logística, entre outros.
Uma dica importante é focar naqueles que têm impacto direto nos resultados e na experiência do cliente.
Mapeie o que já existe
Realize um mapeamento detalhado de todos os processos, identificando cada etapa, os responsáveis por cada atividade, os fluxos de informações e as interações entre os departamentos.
Isso ajudará a ter uma visão clara de como os processos estão estruturados atualmente. E tenha certeza de que você não conhece todos. Por isso envolver o time nesse passo é muito importante!
Colete os dados
O passo primordial para aplicar a inteligência de processos é a coleta de dados relacionados aos processos que serão analisados. Isso pode incluir dados de tempo, custo, qualidade, volume de atividades, entre outros.
Utilize ferramentas adequadas para coletar, armazenar e visualizar esses dados de maneira organizada, como por exemplo, o WeCheck, solução da TrackingTrade.
Analise
Utilize técnicas de análise de processos para identificar oportunidades de melhoria. Isso pode envolver a identificação de gargalos, ineficiências, atividades que não agregam valor, retrabalho, entre outros problemas. A análise também pode revelar padrões e tendências nos dados coletados.
Defina objetivos e métricas
Com base na análise realizada, defina objetivos claros para a melhoria dos processos. Estabeleça métricas específicas que permitirão medir o progresso e avaliar o sucesso das iniciativas de melhoria.
Planeje as melhorias
Com base nos problemas identificados e nos objetivos estabelecidos, elabore um plano detalhado para otimizar e automatizar os processos. Isso pode envolver a redefinição de etapas, a simplificação de atividades, a introdução de tecnologias, a automação de tarefas, entre outras ações.
Implementação das melhorias
Criou o planejamento de melhorias? Agora é só executar, implementando as mudanças propostas nos processos. Mas atenção: é importante acompanhar de perto a implementação para garantir que as melhorias sejam realizadas de acordo com o planejado.
Monitoramento e ajustes
Não basta seguir todos os passos acima e depois esquecer. Empresas são organismos vivos, portanto, suas necessidades e processos mudam com o tempo, isso é natural e esperado. Por isso, estabeleça também um sistema de monitoramento contínuo dos processos para avaliar a eficácia das melhorias implementadas.
Acompanhe as métricas definidas, analise os resultados e faça ajustes quando necessário.
Os benefícios da implementação
Tenha ciência de que esse processo de implementação NÃO será fácil, porque envolve muitas variáveis e, principalmente, envolvimento cultural do time. Mas ele pode ser simples se você contar com uma equipe que possui experiência e know how em processo e análise de dados.
Além disso, tenha certeza de que a Inteligência de Processos vale muito a pena. Veja o que sua empresa ganhará com a implementação dessa abordagem:
Eficiência operacional
Com os dados em mãos, você será capaz de identificar em que áreas existem processos subutilizados ou ineficientes. Assim, poderá agir para otimizá-las, aumentando a eficiência operacional, reduzindo o tempo de execução, minimizando erros, retrabalho e aumentando a produtividade.
Tomada de decisão embasada
A possibilidade de visualizar dados em um painel desenhado de acordo com as estratégias do seu negócio, dará aos gestores insights valiosos sobre o desempenho dos processos, como métricas de tempo, custo, qualidade e conformidade.
Essas informações embasadas auxiliarão na tomada de decisões mais informadas e estratégicas, permitindo uma alocação eficiente de recursos e um direcionamento adequado dos esforços.
Melhoria da experiência do cliente
É impossível negar que processos eficientes têm impacto direto na experiência do cliente. Identificando os pontos de contato com o cliente é possível aprimorá-los e oferecer uma experiência mais satisfatória. Isso pode incluir desde a redução de tempo de espera e tempos de resposta até a personalização de interações e a oferta de serviços mais ágeis e convenientes.
Adaptação às mudanças
Segundo Charles Darwin, “não é o mais forte que sobrevive, nem o mais inteligente, mas o que melhor se adapta às mudanças”.
Essa máxima também vale para o ecossistema dos negócios e a inteligência de processos permitirá uma adaptação mais rápida a partir da identificação de necessidades, seja por novas demandas de mercado, evolução tecnológica ou qualquer outro fator. Além de criar um ambiente propício para inovações.
Automação inteligente
Você sabe o quanto sua empresa gasta com humanos fazendo tarefas repetitivas que poderiam ser realizadas por algum processo de automação?
No mínimo seu negócio perde dinheiro. Mas, as perdas podem ser maiores… sua empresa deixa de aproveitar recursos humanos em áreas estratégicas e criativas que poderiam promover ações inovadoras e tornar o negócio mais competitivo.
A inteligência de processos ajudará a identificar esse tipo de situação e o gestor poderá liberar pessoas para atividades de maior valor agregado.
Especialistas em processos
Seu negócio não conta com uma ferramenta de gestão de processos?
A TrackingTrade possui soluções de gerenciamento de rotinas e tarefas on e off-line e ainda entrega todos os dados de forma organizada em um Painel visual (dashboard) para você não se preocupar com NADA além das estratégias de negócio!
Além de oferecer um atendimento personalizado, com uma equipe de especialistas em processos não terceirizada, que pode ajudar você na implementação da inteligência de processos!
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Sobre a TrackingTrade
Além do know how tecnológico, nossa equipe conta com especialistas nos diferentes segmentos em que atuam, gerando valor aos negócios de nossos clientes, traduzindo seus conhecimentos em excelência nos processos operacionais, comerciais e regulatórios. Como resultado, entregamos otimização, padronização, redução de custos e foco na produtividade e qualidade.
